RYLA [扶輪青年領袖獎] X 專案管理力— 教你如何搞定專案管理的人事時地錢


 RYLA第二階段的第二堂課在昨天正式落幕啦！今天在跟大家分享課程內容前，我想先花多一點時間聊聊第二階段課程重新分配小組以及首次和新的隊友一起討論功課和做報告的感觸。 進入第二階段後的第一個課後功課（解決問題力）就非常不容易！每一小組要提出實際可行的方法來「提升新時代加入和參與扶輪社」，我們這組從一開始「定義問題」到發現「解決方案」，與Bio導師總共約了3次會議，一起將這個作業完成。過程中雖然忙碌但卻十分開心及滿足，開心的是在很難的任務裡依然有一群給力的隊友相伴，滿足的是我深刻地感受到當初報名參加RYLA希望與有想法的人一起交流相互學習的願景，最後我依然要感謝陪伴我們成長的導師以及RYLA委員會的委員們，花時間及精力與我們一起前行，給我們支持和鼓勵！ 接下來進階課程的第二堂課「專案管理」，聽起來複雜但卻其實與每個人息息相關，講得不僅是工作上的專案，而其實生活中的每件事都能夠被視為一個專案，例如：家庭旅行、安排跟朋友聚餐..等等，要有效的管理我們手上的「專案」老師提出了敏捷工作法OTPR： ✨O- OKR Objective & Key Result 設定清晰且具體的組織/個人目標與長/短期目標 （對OKR有興趣的人可以參考這篇👉🏻 ✨T-Time Management 運用科學化方法，有規則的排出優先順序 ✨P-Project Management 運用專案管理技巧，擬定可行計畫，並做好應變準備 ✨R-Retrospective 回顧復盤，從經驗中學習，讓自己持續精進 老師花了大多數的時間讓我們了解Time Management 時間管理的重要性，分析了為什麼大多數人花了大把的時間加班，犧牲了經營自己私人生活的時間，拿會議做舉例，如果一個會議只是為了要有效的溝通，那只要能確保有辦法能夠維持好的溝通，會議就不一定是必須的，省下的時間不僅能專心執行手上的事也有餘力能夠兼顧生活，再來老師鼓勵大家開始寫下自己的行程表，在表格中不僅要放上工作還要將私人的行程放進去，最重要的事是必須確保所有的行程都要填寫，才能有效管理自己的時間！大家看完這篇趕快檢視一下自己手上行事曆做調整，讓我們一起更有效的管理自己的時間，好好經營生活！😌 講到「時間管理」我們也必須探討一下每件任務（事情）的優先順序，大家可以將自己的行程列出來後分別檢視它們各自的「重要」以及「緊急」程度，讓自己更清楚手上的任務的優先順序，不會像無頭蒼蠅一樣做這件事後補這件事又讓其他事情插隊了，唯有先尊重自己的時間安排，別人才會尊重你的時間！最後想跟大家分享，專案管理需要反覆的實踐才能做得更好，且在行動前一定要先想清楚這件專案背後的目標， 目標清晰就不會在執行後發現整體方向都錯誤還要再多花時間重新做調整。 以後在執行專案前先分析任務的7大點，將其分別列出來後就會發現用對方法，要管理一個專案其實不難呦！大家趕快來跟著試試看吧！ 1. Why：為何做、要解決什麼問題、達成什麼目標？ 2. What：做什麼、包含哪些事、不包含哪些事？ 3. When ：何時開始、何時交付、時程是什麼？ 4. How ：怎麼做、用什麼方法？ 5. How many： 有多少資源？ 6. Who ：誰會參與、對誰匯報、誰負責什麼？ 7. Risk ：有什麼風險？ 別忘記去看看RYLA社群媒體，裡面總是有意想不到的驚喜呦！ RYLA 青年國際經理人培訓計劃社群平台: IG https://www.instagram.com/rylayoung/ FB RYLA 與你一起成長的夥伴 Youtube RYLA 與你一起成長的夥伴

｜韓國娛樂｜開春新影集《殭屍校園》，反映許多韓國社會問題，多個議題值得深思

今年春節在Netflix上映的新片《殭屍校園》，是不少人都期待的一部。尤其近幾年，韓國有不少的殭屍片都還不錯，例如：近期的《HAPPINESS》還有幾年前的《屍速列車》。剛好年假就分兩天把這部看完了，這部片我說不上是好還是不好。畢竟在看的時候有幾個點實在讓我不太能接受，但是整部片的節奏還算不錯，最後留的伏筆我也滿喜歡的。南拉跟秀赫這兩個腳色也是整部戲中，最讓我喜歡的。 以下有部分劇透，若不希望被爆雷，可以跳出去沒關係。 1. 校園霸凌 科學老師的兒子因為長期飽受校園混混的欺負，每次都狼狽地回到家。兒子的模樣竟讓科學老師開始瘋狂研發病毒，希望兒子不再只會被欺負，而能有力量地反抗。同樣被欺負的恩智，覺得學校根本就是地獄，而有了自殺與放火燒了學校的念頭。其實在韓國社會，霸凌的題材經常可見，不論是去年收視率最好的電視劇《Penthouse》，還是宋江主演的《Sweet Home》。以前在韓國讀書的時候，問過一些韓國朋友，也有人表示學生時期最在意的是與同儕的關係。 2. 敷衍了事的師長 接收到霸凌投訴的師長，走程序般地召開會議，卻沒有深入調查。除了為減少校譽損失，另一方面則是覺得多一事不如少一事。在學校陷入困難時，校長也只是選擇躲起來，而不是想著該如何搶救學生。恩智在接受調解委員會議時，老師也有要恩智再忍耐，然後自己想想是不是自己的問題。或許問題通常不會只是單方面的，但老師的處理態度與引導，對每個學生都是很重要的。還有，女同學熙秀懷孕生子，卻沒有老師發現他的異狀，是不是也算是老師對學生疏於關心。 3. 前後輩制度嚴重 韓國的上下制度僵化，多認為年紀較長者擁有支配年紀較輕者的權利，年幼者需無條件服從。讓人不禁聯想到世越號事件，多數服從船長指示的學生命喪海裡，然而不聽話的孩子卻意外獲救。在韓國打工度假時，外國人認識時很少提及年紀，然而當時韓國的同事都會要我們先整理上下順序。 4. 官威享受資源 最先爆發疫情的地方是學校，周圍也開始多點擴散。然而國家政府最先派出去搶救的區域不是這些最需要及時雨的人民，因此許多人民被放生。然而，國會議員卻有機會優先獲得比別人即時的救援，在隔離所的待遇也比一般人更為便利舒適。 其中很多場面的剪輯或是呈現手法，都會讓人有很多的想像跟反思。因為這部分處理地還算不錯，這是我沒有棄劇的滿大原因。印象中每一集都會有讓我覺得值得思考的議題，只是當下沒有一一記錄下來，後續有想到再慢慢補充。 1. 人性的自私 在殭屍片中最常看到的就是人性自私的一面，總會有人為保護自己，而讓他人身赴危險。我覺得自保沒有錯，錯在傷害他人。像是奎男在餐廳時，罔顧食堂阿姨對他出手相救之恩，把阿姨推向殭屍。像是娜延前期也算是比較自私的代表，還有哲洙一個人在屋頂上獲救時，想起過去被欺負的種種，撒謊僅自己一位倖存者。 2. 懷疑與猜忌 在恐懼與不安之下，人像是被打開所有細胞，什麼都會過度感受與解讀。只要有人手上出現疑似被咬傷的傷痕，大家都會有很強烈的防衛心態。或許為了保護自己，小心謹慎是好事，但是在團體內一旦有種下懷疑的種子，通常局面就會一發不可收拾。 3. 被嫉妒蒙蔽 娜延覺得景修出身窮苦人家，卻依然有許多同學願意挺他而感到不屑。我想跟娜延的出身也有關係，出生於富裕家庭的她，從小可能就受到較多的關注、擁有較多父母的資源與寵愛，變得較為任性。尤其在笑貧不笑娼的社會氛圍，使得她高高在上。 4. 犧牲少數，成全多數 這個議題從很久之前就存在的，在《復仇者聯盟》就有出現，犧牲部分保全大局的鋼鐵人，對上不犧牲任何人的美國隊長。我其實是支持這個原則的，或許有些人覺得很不人道，我也覺得。我把自己套入那個狀態去思考，我想即使自己被犧牲也沒關係，因為在想不到更好的方法時，這是最好的選擇。所以其中那位總司令的行為我能認同，包含出自於保護隊員，放棄搶救所有學生，只怕他們其中有無症狀感染者。 5. 無能為力的弱者 一直在想要不要寫這一個，因為實在不想檢討被害者。用武力霸凌的人確實不該，但被霸凌的三位學生長期飽受欺凌，卻沒有想過如何扭轉劣勢。他們能選擇逃避逃學或轉學，或是在會議上坦承被霸凌的事實，而他們卻選擇一再任由他人欺負。沒有人會希望自己被欺負，所以要試著保護自己。以前國高中也是有被排擠的同學，但靠著自己的努力讓自己免於被欺負。因為一旦對方發現欺負你不有趣後，就可能會感到無聊而放棄，反之則可能會變本加厲。

[ 特別的 ] 巴黎交換人生 - 擠身金融小天才？ CFD 2021 重點聚會 初體驗

Climate Finance Day 是金融界的重要聚會，每年10月在巴黎舉行，重點是通過一系列創新的方案應對氣候變化，以實現《巴黎協定》的目標。2021年 第七屆的會議主題是 Finance for Tomorrow，圍繞我們系的專業：永續經濟與金融科技，也因此學校給我們免費的機會（入場費是 € 300，約台幣1萬），讓我們透過會議拓展人脈 Networking。場外邀請十來家金融新創公司，推廣自家公司；而講者皆大有來頭，法國經濟與財政部長 Bruno Le Maire (右圖)，法國興業銀行CEO 等，在相關領域具有影響力大人物，最後由巴黎市長 Anne Hidalgo (左圖) 閉幕。 9 to 9，一整天會議下來，我只想說：「好飽喔...」說來荒謬，事情是這樣的🤣 法國只要經過1-2 個小時的會議或課堂，一定要停下來休息 Coffee Break，這個休息比台灣中堂下課10分鐘還多，論壇更是如此，利用 coffee break 給大家私下交流、深入研究，結識志同道合的朋友。每次休息的茶酒點心都不一樣，有甜有鹹，每一樣都精緻好吃，就跟著朋友們一起不停吃、吃、吃。 👇🏻餐酒會飲食內容👇🏻 除了與會者，精緻美食外，另一大看點是論壇的舉辦場所，Palais Brongniart 巴黎老證交所，自1826年落成，直到1996年才停業，目前為巴黎領先的會議和活動中心之一，也是標誌性的建築遺產。 歐洲一直以來都投注大量心力跟時間在永續發展上，今年開始，前幾大高商和大學也加推出永續金融和金融科技的相關課程，也能考取永續方面的證照，對此有興趣的朋友可以去準備，根據我聽到的狀況，目前只要線上課程，自己讀點書，準備一下就能考，碩班朋友們說會比CFA好拿呦🤣 我的 Instagram: @yuchun41

你會拖拖拉拉+東摸摸西摸摸，就是沒辦法好好做正事嗎？8個對付拖延症的心理導正

你會拖拖拉拉+東摸摸西摸摸，就是沒辦法好好做正事嗎？8個對付

 貝殼裡 有什麼?創作插畫在平凡的生活中尋找樂趣✨一起讓生活變得有趣吧～只要認真尋找，每件事都有寓意。-《愛麗絲夢遊仙境》Lewis‧Carroll 你會拖拖拉拉+東摸摸西摸摸，就是沒辦法好好做正事嗎？8個對付拖延症的心理導正 對付拖延症-其實大部分的拖延症都源自於 8 個心理因素： 1.對付拖延症-追求完美主義 過於追求完美主義，以及對成品沒有切確的藍圖。或對結果過多的擔心害怕，就很有可能出現拖延症的狀況，而一再地將事情往後拖延。 ✨→設定小目標，從建造成品概念-草圖設計-基本一定要有的元素-其他裝飾+修改至完成。 2.對付拖延症-對未知的恐懼 對未知的恐懼來至於人會對於無法預測的未來有許多猜測與假設，這種防患未然的不一定是缺點，很多心思細膩的人，反而能注意到許多尚未發生的問題。面對未知的憂慮，其實會讓人因為害怕自己所擔心的事情會真正發生，而出現拖延、逃避的現象。 ✨→找出其他參考，盡可能建造出可視化的成品的實際輪廓。 不管是做事還是人生經歷，幾乎很少有特別從未發生過的事情。 3.對付拖延症-「等一下在做」 有時一忙碌起來，有些人會將手頭上的待辦事項延後執行，拖延到可能是幾個小時後、或是過幾日有空或多的時間再來處理。 ⏰ 其實對未來時間充足的預判不一定能成立，時常會有其他任務發生或是緊急的事情插入的可能性，原訂的事情就可能一直被拖延。 ✨→在延後待辦事項時，想一想這件事情的重要性以及可實行度，並試著把任務拆解成1～3的步驟。如果沒有什麼想法，是不是這件事情其實沒有執行的意義，可以把這件事情直接刪除。 4.對付拖延症-專注在瑣碎的任務 有些人在忙碌時，因為注意力被分散，思考會比較僵化。大腦會選擇優先處理簡單、能夠快速解決的事情，例如被插件的電話，或是其實不緊急的回覆的信件。有時需要先停下來思考一下任務的重要優先順序，一件一件的把事情解決。而不是盲目的把真正重要的事拖延到。 ✨→有時候會因為上級或者客戶的要求而把任務放大，很多時候指派者並不知道你的工作清單處理狀況。試著把手邊任務重要程度告訴他們，你需要優先執行什麼。 5.對付拖延症-缺乏執行動力 對目前的任務拖延，遲遲無法進行，也不是因為能力不足無法執行。 美國一間研究型大學在研究中發現，當人們對於自己所負責的事情感覺不到相對應的價值時，就會有「失去動力」的情況發生。 這說明了人不會一直處在充滿動力的狀態，偶爾也會經歷生活或工作缺乏動力的時刻而產生拖延。 ✨→可以把一個人的注意力想像成一個電池，你這時候需要幫自己的熱情充一下電。休息一下，思考這件事情完成時會引發的正面效應有哪些，以及你能從中學習到什麼？ 6.對付拖延症-當一件事情過於複雜難解 當一件事情過於複雜難解或是自己不熟悉的狀態，常常會讓人不知道該從何下手而產生拖延。對解決問題堅持與執著的人，這時可能就會需要很長的一段時間來釐清過程、爬梳脈絡，最後可能就導致事情在不知不覺中被拖延。 ✨→例如你想單純完成一次的剪輯影片，但你不會使用軟體。這時候不是要去學會整套軟體如何使用，而是找到你想要的影片成品，試圖去執行這一次任務所需要的步驟。 7.對付拖延症-經常分心 讓人經常分心的Email、手機訊息、社群通知、會議、電話，生活中有太多可能讓人分心的事物，有些事情又不得不分神來處理時，就會讓人在專注的過程中一再地被打斷而產生拖延。最後導致原本正在處理的事情無法如期完成，這時常也是導致拖延症的其中一個原因。 ✨→一直無法專心執行任務時，這時候可以想想是不是犯了5.對付拖延症-缺乏執行動力 或是你需要小工具的幫助，可以搜尋關於“番茄鐘“，幫助自己建立專注力時間區塊，以及放鬆時間的區塊。 8.對付拖延症-沒有足夠的時間 看著行事曆中滿滿的會議、待辦事項及截止期限，已經很努力投入在工作及生活當中，卻還是有做不完的事情壓在自己身上而產生拖延。 ✨→你有過多的事情要處理嗎？如果已經超出自己的能力範圍，除了向其他人尋求協助，或是有些任務其實可以刪除或拒絕。是不是有些小會議，你只需要閱讀會議記錄，更新一下狀況，實際上不需要你出席討論。 #拖拖拉拉 #東摸摸 #西摸摸 #好好做事 #對付 #拖延症 #心理 #行事曆 #會議 #待辦事項 #截止期限 #時間 #番茄鐘 #努力 #重要 #任務 #分心 #專注 

【3C用品推薦｜V4K PRO 專業視訊教學/協作攝影機】

無論您是教育工作、科學實驗、還是藝術工作等，相信各位都需要一台V4K PRO 專業視訊教學/協作攝影機👍🏻 🔺外盒極有質感，附上把手讓大家出門提案、簡報或是會議都超方便的V4K PRO 專業視訊教學/協作攝影機，僅5️⃣8️⃣1️⃣g的輕巧重量，女性或孩童也都能輕鬆一手掌握~ 🔺使用方式超簡單，跟著產品說明下載IPEVO Visualizer 軟體 ，無論您使用Mac、Windows、或是Chromebook，系統皆有支援， 接上1️⃣5️⃣0️⃣cm拉遠也不擔心距離的USB接頭，隨插即可開始輕鬆使用。 🔺所拍攝的角度、方向同一邊，沒有鏡面或上下顛倒的問題，亦可調整縮放，讓鏡頭另一端的觀看者，看得更仔細所想呈現的內容，光源不足也不成困擾，V4K PRO 專業視訊教學/協作攝影機亦有配備內建的LED光源。 🔺若有需要調整方向的需求，透過方向轉換，無論向左向右還是顛倒、校正，V4K PRO 專業視訊教學/協作攝影機也都能輕鬆辦到，可2️⃣7️⃣0️⃣度轉動的攝像頭，讓每個畫面都能無缺席、零死角； 其多關節支架，也方便大家調至最合適的高度，距離。 🔺像素部分當然也不是問題，V4K PRO 專業視訊教學/協作攝影機解析度最高可達3264x2448、最大拍攝範圍34.2x25.5cm，SONY8️⃣0️⃣0️⃣萬畫素相機，影像色彩皆不失真， 👉🏻和客戶討論設計稿的顏色，常在橘子紅、蘋果綠，因為主觀見解無法達成共識、覺得一來一往很頭疼嗎？😆 透過V4K PRO 專業視訊教學/協作攝影機，如臨現場般的溝通模式，便捷又快速！ 🔺當然若是想呈現整個繪製的過程，也都可以使用V4K PRO 專業視訊教學/協作攝影機來完成。 🐱自己家中因為有養貓，偶爾會心血來潮的在客廳大聲歌唱~😅 若使用視訊或語音會議，常需和大家致歉或提前告知，還好有V4K PRO 專業視訊教學/協作攝影機為我解決以上困擾。 🔺V4K PRO 專業視訊教學/協作攝影機是市面唯一具備AI人聲加強功能的視訊教學，其麥克風搭載intelliGo AI人工智慧晶片，降噪技術有效消除人聲以外的噪音、雜訊，人聲更加清晰可聞~👂 還在想著拍照傳輸、螢幕截圖電腦要按什麼鍵，或是利用line截圖再傳給對方嗎？使用V4K PRO 專業視訊教學/協作攝影機，立即同步大家的資訊，溝通更加清晰且方便~💯💯💯 【更多相關資訊】 📍愛比科技官網：https://www.ipevo.com.tw/ 📍V4K PRO專業視訊教學/協作攝影機 📍產品連結：https://www.ipevo.com.tw/pages/v4k-pro 📍愛比科技FB：https://www.facebook.com/ipevotw/ 📍愛比科技Ig：https://www.instagram.com/ipevo_taiwan/ 📍總經銷商佳能國際：https://condata-ai.com/ipevo/ #ShaNice食光旅人筆記 #愛比科技 #IPEVO #實物攝影機 #視訊 #線上會議 #雲端教室 #視訊會議 #遠距教學 #在家工作 #線上教學 #教學專用 #視訊教學 #視訊軟體 #數位學習 #視訊協作 #手作教學 #AI降噪 #人聲辨識 #Projector #V4KPRO #TeamIPEVO #webcam #documentcamera #WFH #佳能國際 #Seesaw #Zoom #Skype #GoogleMeet

📝📝：ZOOM 畸形症

「ZOOM畸形症」（Zoom Dysmorphia）是由哈佛醫學院（ Harvard Medical School）的教授 Shadi Kourosh 所提出。在疫情的初期Kourosh教授發現，花錢進行面部微整形的人不斷增加，當Kourosh教授問及原因時人們則說： 「因為在線上會議時，我感覺自己看起來很不上相。」 Kourosh的團隊開始為此現象進行研究，發現我們在進行線上會議時的「視訊鏡頭」（front camera）是增加人們面容焦慮的主因。人類天生就會在乎別人的眼光，這其中也包含了自己的容顏；不過，這並不是導致容貌焦慮的原因，相反地，這些與他人間的互動可以看做一種提醒，提醒自己要好好打扮好讓他人留下好印象。這的確是我們的天性，不過科技卻放大了其中的焦慮。Kourosh教授指出： 當我們進行視訊會議，臉部離鏡頭越近時，人臉在畫面上就越有可能遭到扭曲。尤其是從下巴微微朝上拍攝的人臉，會讓嘴巴、鼻子變大，而讓眼睛看起來更小；投射在螢幕上，會讓整張臉在視覺上看起來更扁。不幸的是，許多人的視訊鏡頭都是從這個角度照向自己，而這也是ZOOM畸形症的緣起。 心理學家習慣將他人比喻成一面鏡子，因為在互動的過程當中我們可以更認識自己；我想這個心理上的鏡子隱喻也能套用在ZOOM畸形症上，只不過這一次我們所面對的卻是一面哈哈鏡，並且無可救藥地相信鏡子裡人就是真實的自己。 ╴ 線上會議、遠距上課的確幫助人們在疫情之下度過工作、學習的時空障礙。然而，現實與網路仍舊是兩個不一樣的地方，在真實與虛擬之間，科技為我們搭起了橋梁讓彼此互通往來；但是，當我們走過這穿梭在兩個「空間」的橋樑時，是否會讓自己困惑從哪裡裏來？該去往何處？ 在疫情之下，這些遠端協作工具的確是個替代方案，不過終究只能是替代方案。我們該問的並不是虛擬能有多真實，我們該問的是 從現實走入虛擬時，我們將會失去甚麼； 甚至，我們將會付出甚麼代價？

社會新鮮人剛入公司必熟悉的6大設備，訓練你的專業度與效率！

走進一家公司時，你最先注意的是什麼？「員工們的座位」？還是「燈光明不明亮」？當你被錄取後，熟悉公司內部的環境與設備，將使你事半功倍，也能在必要時刻展現你的專業度！舉例來說，有些時候，開會時你會發現操作投影機的人，不僅沒準備好投影，甚至可能連麥克風都故障，無法傳遞聲音，然後大家大眼瞪小眼，一起浪費時間。因此，不要小看這些設備，不論你是不是資訊設備人員，熟悉設備也是一種專業的表現。一起來看看6種辦公室中一定要熟悉的基礎設備吧！ 辦公室設備：1.電腦(公司內部系統操作) 不論你是內勤還是外勤，在科技化的現代，電腦是上班必不可少的設備。每家公司都會買一套屬於自己公司的系統，KEY訂單、請款、算薪資、看庫存等專用，這時，熟悉這套系統對於員工來說就非常重要。你越熟悉系統，越能提高辦事效率，進而為自己節省不少時間。 辦公室設備：2.電話 ❶接聽電話也非常重要！在播打「內線」與「外線」時，通常操作會有差異，另外「保留電話+轉接」，也會根據電話本身的設定、使用方式不同，需要按不同的按鍵。為了避免不小心掛掉重要客戶的電話，學習如何操作電話是非常重要的！ ❷另外，有些公司會規定「電話響三聲內一定要接起來」，但也有不少主管跟老鳥無視於這樣的規定。其實，真的會打電話來的客戶，不少都是因為很急，這時候辦公室明明有人，卻放任電話一直響，也可能會讓客戶覺得「為什麼都連絡不到人？」，有的時候也可能會因此錯失一些潛在的新客戶。 辦公室設備：3.印表機 除非你的公司超級科技化，完全不用紙張作為紀錄，而是全部資料都儲存在電腦內、用電子簽核的方式送審。不然的話，一定會需要列印出來，請主管簽名或蓋章。這時，如何列印、掃描，調整黑白、彩色、紙張大小等，就是必學的技能。 辦公室設備：4.傳真機 現在的公司，大多印表機都附有傳真的功能，比較少另外獨立一台傳真機了。如果怕自己沒有傳出去，也可以在傳真後，打通電話給對方，問問對方有沒有收到，較為保險。 辦公室設備：5.碎紙機 「碎紙機」幾乎是每家公司的必備品，在牽涉到「公司內部機密」或是「金額」等重要內容時，絕對要用碎紙機 CUT掉，別隨便用手撕一撕就丟到垃圾桶，若被有心人拿起來，看到上面的金額或內容可就不好了！另外，有些人會把這些廢紙拿來當作計算紙、MEMO紙，使用完畢也還是要CUT掉比較保險，若紙張上的金額、機密內容還是存在，亂丟的話，同樣可能會造成公司機密外洩。 辦公室設備：6.開會設備 ❶首先，要提醒大家，開會很忌諱遲到，尤其當你還是新人，可以早點進會議室做準備，不要讓其他人等你。再來，如果你負責整場會議，或是相關的設備操作，也請先至會議室內開啟設備，進行測試與操作。不要等到會議開始，投影機播不出來，喇叭、麥克風沒聲音，到時候可就尷尬了！因此，熟悉開會設備，以及提早到開會地點做準備都是非常重要的！ ❷「視訊會議」、「電話會議」等，也要記得先跟與會方要帳號密碼，或是電話號碼，也建議開會前可以提早5~10分鐘進會議室連線，連上後先打招呼，接著等待其他人進會議室即可。 以上就是上班族會常用到的6大設備，基礎設備的操作基本上問題都不大，也可以請教同事或資訊部的人員，熟悉這些基礎設備的使用方式，也能讓你的專業形象跟效率加分不少！ •【關於YuJ】•【官網】Bellsmos•【LINE貼圖】點此進入•【職場實用文精選頁面】點此進入 ※ 圖源：Pexels、Unsplash※ 本文最後更新日期：2023.08.12※ Copyright©YuJ (此文章版權為YuJ所有，請勿抄襲、盜取文章，若發現有前述違法行為，將予以追究。本文僅刊登於波波黛莉)

【Outlook操作】新增會議｜自動帶入會議的行事曆

每個月的例行會議，習慣用outlook的行事曆來預約，但我都是用＂新增約會＂的方式預約，因為最後還是跳到＂會議＂模式。這功能挺方便的，一人新增全部門享福 XD ▼以下圖示為範例▼ 下圖：進入到outlook行事曆 點選outlook左下角像行事曆的圖示 > 選擇「新增約會」 下圖：設定會議相關資訊 設定日期時間 > 位置 > 選擇會議室 > 確定 別忘了會議標題及內容敘述也要打上去喔～ 下圖：確認會議室是否閒置 下圖：確認都沒問題就可以「傳送」出去 【必要】出席者：因為是部門會議，我會直接標記所有部門同事。 【選用】列席者：高階主管，非部門同事，所以會放在列席者。 【位置】資源：剛剛圖二選好的會議室 * 位置別（會議室）除非公司有事先設定好這個項目才會出現。如果沒有設定，位置內容則是空白。 下圖：outlook及受邀人接受同意通知 【outlook接受會議】會先收到這封outlook的會議室接受通知 【受邀人接受會議】受到邀請的人只要按下接受會議，發起人就會收到個人的接受通知，而接受會議的人的outlook行事曆，會自動加入會議邀約。 下圖：行事曆加入會議長這樣 行事曆會在會議開始前的15分鐘前提醒你（預設為15分鐘前）； 提醒時間可以再自行調整，試著玩看看吧～ 【komoto_png】分享excel、word、powerpoint…等等的工作筆記，邊做紀錄邊學習，以最小篇幅的呈現方式來紀錄。除了怕自己忘記之外，也分享給大家小本的筆記，目前在嘗試平日日更，如果覺得我的分享不錯的話，請給我一顆心讓我知道喔 :D 感謝您 【Patato註冊連結，請按我】點選我的「註冊連結」或是 輸入我的推薦碼：8sxgkEPHu 就可以拿到15枚CFO，比起一般註冊還要多5枚CFO喔！我也能因為你的加入而收到2枚CFO :D 感謝您~~快來一起加入Potato的行列吧！go~go~ #outlook #小本的活頁簿 #新增會議 #行事曆

E-mail範例+6個小撇步，新鮮人也能寫出得體又俐落的信件！

「E-mail」是人與人溝通的方式之一，比起口頭傳達、LINE訊息，「E-mail」不但較為正式，在某些時刻也能成為重要的依據。因此，「學習如何寫好一封Mail」也能讓你的職場技能大加分！不僅能幫助你與其他人溝通，也能藉由傳達重點訊息，來讓工作更有效率！另外，寫Mail最重要的就是「切中要點」，不要寫太多無關緊要的事，使內容太過冗長，而模糊了焦點。那麼，寫Mail還有哪些地方需要注意呢？讓我們一起往下看看這6個小撇步吧！ 1.姓氏+稱謂 ❶常見的開頭有「Dear 李先生」、「李先生 您好」等，如果跟對方很熟，有時也會用「Hi 李先生」，但記得「不要對前輩、上司、上位者用Hi」。「Hi」多用在平輩、熟悉的客戶、廠商等。 ❷如果你不確定對方的性別、職稱，可以先用「Dear Sir」、「Dear Jason(英文名字)」的方式來起頭，或是也可以問問其他同事，看有沒有人知道對方的職稱。 2.詢問/通知的內容 若是「詢問類Mail」，可以以「請問關於XX一事，可提供價格/交期/進度供參考嗎？謝謝。」；若是「通知類Mail」，則可以敘述欲告知之事，例如：「關於您所詢問的XX，請參考附件價格/目前交期預計為X月X日到貨/目前進度為…」等，先說「關於某件事」，接著可以簡述「原因」(漲價理由等)，然後告知「要求/結果」。 3.標點符號 「標點符號」非常重要，除了影響句子通不通順，如果不放、或放錯，都可能讓整篇文章的意思被曲解。因此，適時地加上「標點符號」非常重要！ 4.時間、地點 以公司內部會議的「會議通知」來說，除了要有「時間」(年/月/日)，還要有「地點」(大會議室、小會議室、視聽教室等)。並且，記得在「時間」部分加上「上午/下午X點X分~O點O分」，否則對方會不知道確切時間。建議「會議通知」可以至少提前3天~1週左右發出，才能讓與會者有時間安排、錯開其他行程。 5.簽名檔 「簽名檔」通常會有「姓名、部門、公司名、公司電話、分機、公司傳真號碼、公司地址、個人E-mail」等資訊，為的是讓閱讀Mail的人，遇到問題時，可以馬上透過簽名檔的資訊聯絡到發信人。如果是外商公司，或是發信給外國人，簽名檔可以考慮全用「英文」寫。【小提醒】簽名檔不用每次手動加上，通常信箱的功能列表中有可以設定的地方，可以設定成寫信時會自動出現。 ******************************** 李小明 (Jason Lee) 業務部門 (Sales Department) XXXX股份有限公司 TEL：886-2-3456789 #000 FAX：886-2-3456788 E-mail：JasonLee@XXXX.com.tw ******************************** 6.檢查：收件人/副本/主旨/內容/附件 寫Mail最危險的地方，就是「收件人放錯」、「附錯附件」，因此一定要再三檢查，可別把A客戶的內容寄給了B客戶！除了「主要收件人」(Atten)、「副本收件人」(C.C.)，「主旨」也很重要，要讓人一目了然，像是「XX會議通知」、「XX報價要求」、「XX數量詢問」。再來是「附件」，通常內容最好提到「請參閱附件XX」，當你再次檢查Mail時，也會注意到自己有沒有符合內容所說的「附上附件」。 同場加映：Outlook 每家公司所使用的信箱系統都不太一樣，有不少公司會使用「Outlook」。如果使用Outlook的話，可以研究看看Outlook的各項功能，了解某些功能能為處理信件節省不少時間。除了能「分類信件」(對方寄信來，會直接跑到你幫他設的名稱資料夾內)，也有「撤回信件」功能，不過只能在對方閱讀該Mail前撤回，若對方已經點入，就來不及了。更多相關功能，可另外上網查詢。 E-mail範例如下，可依情況做修改： ▼【①詢問 / ②回覆 / ③協助1 / ④協助2】 Dear Jason, ①請提供貴公司的X產品報價單，謝謝。 ②關於您所詢問的X產品進度，待廠商回覆後，會盡快通知您。 ③客戶回覆信件請參考下方，再麻煩協助處理，謝謝。 ④關於XX客戶所詢問的出席名單，再麻煩X月X日下班前提供。 謝謝。 ▼【通知】 Dear All, 本年度XX會議相關資訊如下，請準時出席。 時間：2021年11月09日，上午10點~12點。 地點：視聽教室。 無法參加者請事先告知，謝謝。 •【關於YuJ】•【官網】Bellsmos•【LINE貼圖】點此進入•【職場實用文精選頁面】點此進入 ※ 圖源：Pexels、Microsoft※ 本文最後更新日期：2023.08.12※ Copyright©YuJ (此文章版權為YuJ所有，請勿抄襲、盜取文章，若發現有前述違法行為，將予以追究。本文僅刊登於波波黛莉)

【台北】蔦屋書店 松山店 海外首間share lounge｜超舒適共享工作空間

今年8/20在松山citylink 3樓開幕的蔦屋書店，引進海外首間share lounge共享工作空間，不僅可以在此專心工作，還可以免費書店中的書籍、無限的咖啡與飲料、點心等。多樣化的服務也讓人在此不知不覺就度過了充實的一天！ 蔦屋書店 松山店TSUTAYA BOOKSTORE介紹 蔦屋書店share lounge介紹 書店的右手邊就是share lounge，進去前要先購買時數，至左邊的櫃檯告知要待的時數及人數就會得到辨識掛牌，並有專人帶位、介紹環境。先付錢或後付都可以唷！如果發現自己快要超過時數，只要提前到櫃台告知要加時就可以了！ 因為廁所在這個空間的外面（書店那邊）所以出入要帶著以便店員辨識唷！去書店區也可以選三本書拿進來空間內閱讀，但一樣記得要給店員看識別證，並登記三本書，看完要歸還直接給櫃檯就可以了！ 剛好被安排到窗戶邊的座位，座位之間也都有隔板，這位子可以看到街景和陽光，真是不錯！座位前也都有插座、usb孔可以充電，桌子右手邊則有掛勾可以掛包包，很貼心的設計！ 椅子是皮製的電腦椅，椅子下有輪子的那種，坐了一天也滿舒適的。 坐在窗邊可以觀察天氣，讓心情也變得好好呢！店員也有提醒，下午如果太陽曬下來的話他們會來拉窗簾，真是服務周到！ 包包掛在這邊，桌面就有更多空間可以使用了！ 最後面的一區比較是一人的座位，適合專門來使用電腦工作的人，中間的區域則有一般咖啡店座位的類型，適合談話的座位。 週邊則是都有書籍可以直接拿到座位上看。 走廊很寬敞，而桌子與桌子中間也有透明隔板，防疫措施很充足唷！ 接下來來到入口區的bar台區，這邊有濃湯、茶包可沖泡，也都有附奶球、奶精等。 咖啡機則是有三種豆子可以選擇，有路易莎和illy的品牌，不僅有美式、還有拿鐵類可以沖出呢！ 不過這邊如果牛奶沒了要請工作人員幫忙補充。 再過來的這邊就有汽水類、果汁、冷飲類。 烤麵包使用的是水波爐，所以烤麵包時要在最上面的小區域加入一小匙的水才能開始烤唷！烤出來的麵包很好吃呢！ 點心區的選項就非常多，有爆米花、堅果、豆子、蝴蝶餅，還有獨立包裝的仙貝、餅乾等可以取用。 下午時店員就會到你座位旁把遮陽窗簾拉下遮陽。 這邊還有一個小會議室可以租借，很適合舉辦新書發表會或是重要會議等。 裡面也是有獨立的辦公空間，加上最前面有一個螢幕可以看，中間座位也有投影的設備。 若會議室無人租借時就會是一般方案的人也可以使用的空間，牆壁上的書籍也都可以拿起來閱讀。 會議室旁邊就有一台事務機，是要另外計費使用的（須洽櫃檯），可以掃描也可以列印。 廁所須走出出共有空間的入口，來到兒童書區旁的一個通道進去，廁所很乾淨舒適。 待到晚上的景緻，有種座落在日本街頭的感受吧？ 其他座位的人也都紛紛離開了，可以捕捉很多區域的空間。每個座位前幾乎都會有三本書。 事務機旁也有一個很大的書櫃可以選書。 不知不覺待到了晚上，覺得這樣的風景好像是巴黎某間咖啡店的樣貌，真是美呀！ 結束一整天的工作、閱讀時光，滿滿的充實與寧靜，晚安台北。 其他資訊 收費方式 官網：http://tsutaya.com.tw/ 粉絲團：https://www.facebook.com/TsutayaBookstoreTW/ IG：https://www.instagram.com/wired_taiwan_official/ 地址：台灣台北市信義區松山路11號3樓（CITYLINK松山壹號店 #蔦屋書店 #松山蔦屋 #share lounge

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